Zweck: Diese Position bietet hochrangige Büro- und Verwaltungsunterstützungsdienste für den Präsidenten und Chief Executive Officer (CEO) und mehrere Vizepräsidenten von PCOA. Gewährleistet den reibungslosen Betrieb des Vorstandsbüros und erleichtert die effektive Kommunikation innerhalb der Organisation.

Kategorien: Regulär, Vollzeit; Nicht steuerfrei, stündlich

Berichte an: President & Chief Executive Officer

Ausgleich: Ab 20.46 $ pro Stunde (abhängig von relevanter Ausbildung, Erfahrung und bevorzugten Qualifikationen).

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:
• Verwaltet den Kalender des CEO/Präsidenten, plant Termine und koordiniert Besprechungen.
• Bietet erhebliche Unterstützung für die Governance-Funktionen der Organisation, einschließlich des Vorstands und seiner verschiedenen Ausschüsse sowie des Beratungsausschusses.
• Führt Büroaufgaben aus, einschließlich der Pflege von Aufzeichnungen und Datenbanken, der Bestellung von Verbrauchsmaterialien und der Durchführung grundlegender Buchhaltung.
• Verwaltet komplexe Kalender und priorisiert Termine, Verpflichtungen und Besprechungen.
• Recherchiert, entwirft und bereitet bei Bedarf Korrespondenzen, Memos und Berichte vor.
• Öffnet, sortiert und verteilt eingehende Post, Faxe, E-Mails und andere Korrespondenz.
• Bereitet Tagesordnungen für Besprechungen vor, erstellt/protokolliert/verteilt Besprechungsprotokolle und sorgt für die Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Behandelt vertrauliche Informationen mit Diskretion und Professionalität.
• Hilft bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen, einschließlich Bearbeitung und Korrekturlesen.
• Stellt sicher, dass Tagungsräume vorbereitet sind und die erforderlichen Materialien im Voraus verteilt werden.
• Koordiniert die Logistik für Vorstandssitzungen, Vorstandssitzungen und andere organisatorische Zusammenkünfte.
• Arbeitet eng mit Vizepräsidenten zusammen, um deren Verwaltungsbedürfnisse zu unterstützen.
• Fördert ein kollaboratives und positives Arbeitsumfeld im Vorstandsbüro.
• Nimmt an allen geplanten Besprechungen und Schulungen teil und arbeitet aktiv mit anderen zusammen.
• Baut eine kooperative Arbeitsbeziehung mit anderen auf und pflegt diese.
• Nutzt technisches Fachwissen, um alle zugewiesenen Aufgaben mit einem Schwerpunkt auf Qualität und Pünktlichkeit zu erledigen.
• Arbeitet unabhängig und kooperativ mit anderen mit minimaler Aufsicht.
• Stellt sicher, dass die Arbeit den lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften sowie anderen geltenden Regeln und Anforderungen entspricht.
• Nutzt virtuelle Kollaborationsplattformen, um bei Bedarf Arbeiten auszuführen (z. B. Zoom oder Teams).
• Nimmt an Einzel- und Teambesprechungen, Huddles, Schulungen und geplanten Veranstaltungen teil.

Qualifikationen:
Eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Erfahrung im Zusammenhang mit der Position kann in Betracht gezogen werden.
• Abitur oder GED; ein College- oder Associate-Abschluss mit Studienleistungen in Betriebswirtschaftslehre oder einem eng verwandten Bereich wird bevorzugt.
• Mindestens zwei (2) Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung; Drei (3) Jahre werden bevorzugt.

Zusätzliche Qualifikationen:
• Muss einen zuverlässigen Transport haben.
• Muss erfolgreich die AZ Level 1 Fingerprint Clearance und die Central Registry Background Clearance erhalten und aufrechterhalten.
Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten:
• Kenntnisse in Büroverwaltung, Büroverfahren und Aufzeichnungssystemen.
• Kenntnisse im Umgang mit der Microsoft Office-Suite mit Schwerpunkt auf Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint auf mittlerem bis fortgeschrittenem Niveau.
• Fähigkeit, Engagement für die Vision, Mission und Werte des Pima Council on Aging und seiner Familie gemeinnütziger Unternehmen zu demonstrieren.
• Fähigkeit, effektiv mit anderen zu kommunizieren, Informationen von anderen zu empfangen und Informationen an andere weiterzugeben.
• Fähigkeit, Probleme zu identifizieren, Alternativen zu bewerten und wirksame Lösungen umzusetzen.
• Fähigkeit, die Vertraulichkeit von Informationen angemessen zu nutzen, zu schützen und zu wahren.
• Fähigkeit, Zeit zu verwalten, Arbeit zu organisieren, Prioritäten zu setzen, Fristen einzuhalten und Arbeitsaufträge mit minimaler Aufsicht zu verfolgen.
• Fähigkeit zur Bedienung von Standard-Bürogeräten wie Faxgeräten, Kopierern, Druckern und Telefonanlagen.
• Fähigkeit, die Organisation professionell zu vertreten und harmonisch mit verschiedenen Bevölkerungsgruppen zusammenzuarbeiten, einschließlich Mitarbeitern, Kunden und Anbietern.

Zeitplan, Dienstposten und Reiseanforderungen:
• 37.5 Stunden wöchentlich, hauptsächlich Montag-Freitag, 8:30 – 5:00 Uhr
• Diese Stelle befindet sich im Lupu-Gebäude (8467 East Broadway, Tucson AZ 85710).
• Einige Remote-Arbeiten sind möglicherweise verfügbar.
• Zwischen den PCOA-Standorten sind einige Fahrten erforderlich.

PCOA bietet ein umfassendes Leistungspaket, einschließlich:
• Mitarbeiter, die mindestens dreißig (30) Stunden pro Woche arbeiten, haben Anspruch auf medizinische Leistungen (PPO und HDHP mit oder ohne HSA), zahnmedizinische Leistungen und Sehhilfen. Mitarbeiter, die mindestens siebenunddreißigeinhalb (37.5) Stunden pro Woche arbeiten, haben Anspruch auf zusätzliche freiwillige Lebens- und AD&D-Leistungen sowie lang- und kurzfristige Invaliditätsleistungen.
• Reguläre Vollzeitmitarbeiter erhalten vierzehn (14) bezahlten Urlaub, einundzwanzig (21) Tage Urlaub und fünfzehneinhalb (15.5) Tage Krankheitsurlaub. Teilzeitbeschäftigte erhalten entsprechend der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden eine anteilige Freistellung.
• Ein zweisprachiger Gehaltsunterschied steht Mitarbeitern in einer zweisprachigen Position zur Verfügung, wenn sie bei einer Sprachkompetenzprüfung ein akzeptables Ergebnis erzielen.
• Mitarbeiter sind sofort beitragsberechtigt und erhalten bei Einstellung einen 401K-Plan.
• Zur Unterstützung der Gesundheit und des Wohlbefindens aller PCOA-Mitarbeiter und ihrer Haushaltsmitglieder steht ein Mitarbeiter-Wohlbefindens- und Mitarbeiterhilfsprogramm zur Verfügung.
• Interne Schulungs- und berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung.

Über den Pima Council on Aging:
Die Mission des Pima Council on Aging besteht darin, Würde und Respekt vor dem Altern zu fördern und sich für die Unabhängigkeit im Leben der älteren Erwachsenen und ihrer Familien im Pima County einzusetzen. Wir sind Pima Countys führende Experten für gutes Altern, Interessenvertretung und unvoreingenommene Informationen für ältere Erwachsene und ihre Familien. PCOA wurde 1967 gegründet und gehörte zu den ersten Organisationen für Seniorendienstleistungen im Land. Es liegt uns am Herzen, die Erfahrung des Älterwerdens in unserer Gemeinschaft zu verbessern.

Mit mehr als fünf Jahrzehnten Dienst für die Gemeinden im Pima County haben wir ein beispielloses Netzwerk von Servicepartnern und -programmen sowie älteren Erwachsenen aufgebaut. Dadurch können wir kontinuierlich neue Wege finden, unserer Gemeinschaft durch direkte Dienste und Partnerschaften zu dienen. Wir streben danach, inklusiv, innovativ und in das Gefüge unserer Gemeinschaft integriert zu sein. Das Agenturbudget von 17 Millionen US-Dollar, zu dem das Caregiver Training Institute und Pima Care at Home (Mitglieder der PCOA-Familie gemeinnütziger Agenturen) gehören, setzt sich aus nationalen, staatlichen und lokalen Regierungsverträgen zusammen; Zuschüsse, Beiträge und Geschenke; Programmgebühren; und Einnahmen aus Sonderveranstaltungen.

Unser Engagement für gleiche Beschäftigungschancen:
Beim Pima Council on Aging akzeptieren wir nicht nur Unterschiede – ihre Bedeutung ist einer unserer Schlüsselwerte. Wir sind bestrebt, ein Team aufzubauen, das der Gemeinschaft dient, indem es eine Vielzahl von Hintergründen, Perspektiven, Fähigkeiten und Fähigkeiten repräsentiert. Als Arbeitgeber für Chancengleichheit unterstützen wir Vielfalt, fördern Chancengleichheit und setzen uns dafür ein, ein integratives und zugängliches Umfeld für alle zu schaffen.